Guida Word.. Come creare inviti personalizzati con la Stampa e Unione


Buonasera gente,
oggi ho deciso di creare una mini-guida su Microsoft Word  sulla funzione "Stampa e Unione", a mio parere la più utile
presente in questo ottimo programma.
Tutti lo sanno, Word è ottimo per creare lettere, tesine, formattare testi, e molte altre cose..
Ma in pochi sono a conoscenza delle funzioni più stravaganti e professionali di questo software, una di queste è la stampa e unione, che si prefige nella creazione di inviti personalizzati da mandare a persone diverse.
Di fatti questo è il metodo col quale molte aziende inviano fatturati o semplici lettere alle persone, poichè, attraverso la semplice formattazione dei campi, è possibile creare più fogli elettronici distinti da mandare a persone distinte.


Ad esempio l'invio di bollette viene effettuato attraverso questo processo, le aziende di certo non mandano una lettera ad ogni persona, bensì creano uno standard con dei campi modificabili, di conseguenza è possibile inserire il nome, gli importi da pagare, ed il resto delle parole che si differenziano tra i diversi mandati.
O ancora, quando mandate degli inviti per una festa, non è scocciante quel solito
"Vieni Giovedì alla mia festa, ti aspetto alle ore 21:00, Ciao"... 
Da ciò si evince che l'invito è standard per tutti, mentre invece, non fa molto più effetto leggere una cosa del genere?
"Carissimo Paolo Rossi, ti ho cercato al numero 0815594356 ma senza risultati, Giovedì devi venire assolutamente alla mia festa, mi raccomando quando bussi alla porta, dovrai dire questo codice: BB001".

Ed ovviamente il testo sarà differente per ogni persona, compreso il codice che ognuno dovrà dire prima di presentarsi alla festa sarà diverso..
In Word i campi vengono contrassegnati con questi due simboli "<<" e ">>", per chiarirvi il concetto di campo, riscriviamo l'esempio precedente sfruttando la loro definizione:
 "Carissimo <> <>, ti ho cercato al numero <> ma senza risultati, Giovedì devi venire assolutamente alla mia festa, mi raccomando quando bussi alla porta, dovrai dire questo codice: <>>".
Questo è il metodo in cui il programma identificherà di volta in volta il nome e il cognome da inserire, il numero di telefono corrispondente, e il codice univoco da presentare alla festa.
Sarà possibile anche inviare l'oggetto a diverse enti mediante l'utilizzo dell'indirizzo di posta elettronica.
Per fare tutto questo abbiamo bisogno di un database, e qual'è il programma migliore da utilizzare?
Ovviamente Microsoft Excel, di certo non bisogna avere una grande esperienza nel creare una tabella con nome, cognome, numero di telefono e un codice distinto per ogni persona.
Basta che scriviate il nome del campo in alto, per ogni colonna; una volta fatto ciò, potete scrivere all'interno della tabella i dati corrispondenti alle persone da inserire.
Per la creazione del codice, come BB001 usato nell'esempio, ci basterà scriverlo una volta, e tirando la croce che si trova in basso a destra su ogni cella di excel,  per il numero di righe che ci serve, generiamo i diversi codici.



Salviamo il file di Excel da una qualsiasi parte ed apriamo Word..
Per chi ha la versione 2010 troverà la stampa e unione in Lettere -> Stampa e Unione, mentre per chi utilizza una versione precedente deve andare su Strumenti -> Stampa e Unione.
In entrambi i casi seguite la procedura guidata per la creazione..
Si aprirà la colonna per l'avvio veloce, seguite i suoi passi:
  1. Decidete il tipo di documento da impostare tra lettera, messaggio di posta elettronica, buste, etichette ed elenco.
  2. Usare un documento corrente, o da un documento esistente.. In questo caso noi sceglieremo la seconda opzione perchè abbiamo creato in precedenza un database in Excel.
  3. Qui, attraverso il tasto sfoglia, riprendiamo il file Excel, una volta inserito ci sarà chiesto in quale foglio si trova la tabella (solitamente il primo) e si potrà effettuare la scelta tra i vari campi da inserire.


  4. Ora iniziamo ad usare i campi; nel foglio elettronico possiamo scrivere una qualsiasi cosa, ad esempio una lettera, ed al momento dell'inserimento del campo possiamo fare click su altro e scegliere il nome di una colonna precedentemente riempita nel database immesso. Come potete notare nel foglio uscirà <>, cliccandoci sopra col tasto destro potremo cambiare alcune sue proprietà, ad esempio come rendere la sua prima lettera maiuscola. Inoltre sulla destra ci sono delle formule preimpostate per l'inserimento di campi in maniera standard in modo da facilitare il lavoro.


  5. In questa sessione possiamo notare come il lavoro precedentemente svolto si manifesta su tutte le persone inserite dal database, attraverso la selezione Destinario 1, ecc.. è possibile selezionare la Persona 1, la 2, ecc...


  6. E' possibile stampare il documento o apportare alcune modifiche alle lettere.
Bene, questo è quanto... Provate a creare anche voi degli inviti personalizzati, io l'ho trovate molto divertente, soprattutto personalizzando i testi e i formati, rendendo la grafica più accattivante, inserendo un po' di colore ed immagini ^^




Grazie per il commento